Авансовый отчет образец заполнения в эксель. Авансовый отчет

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Согласно действующему законодательству РФ, каждый работник, получивший ту или иную денежную сумму на командировочные расходы, приобретение каких-либо товаров или на иные нужды, об истраченных им суммах обязан отчитаться перед бухгалтерией предприятия, на котором он трудится. Для этого ему нужно заполнить так называемый авансовый отчёт по форме № АО-1 и приложить к нему все подтверждающие произведённые расходы чеки и документы. Унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить авансовый отчёт

Заполнение формы начинается с лицевой стороны. В верхней строке необходимо вписать название организации. Также сотруднику нужно указать свою фамилию с инициалами, дату заполнения, структурное подразделение, к которому он относится, и занимаемую им должность. Нужно также вписать целевое предназначение аванса, к примеру «хозяйственные нужды», «командировочные расходы» и пр.

В левой колонке нужно указать сумму остатка (неизрасходованные средства) или сумму перерасхода (если остаток или перерасход имели место). Затем нужно заполнить бланк с обратной стороны, перечислив все подтверждающие произведенные расходы документы (название каждого документа нужно вписывать в отдельной колонке). Все указанные в документах суммы нужно сложить и написать результат в строке «Итого». Ниже нужно поставить подпись и её расшифровку.

Заполнив обратную сторону авансового отчёта по вышеописанной рекомендации, нужно вернуться к лицевой, вписав в строку «израсходовано» ту сумму, которая отображена в строке «Итого» на обратной стороне бланка. Ниже нужно указать количество приложенных к отчёту документов и количество листов каждого из них. Остальные строки должен заполнить бухгалтер.

Когда сотрудник сдаст отчёт в бухгалтерию, взамен него бухгалтер обязан выдать расписку.

Неправильно составленные отчёты являются хлебом многих налоговых инспекторов. Они найдут к чему придраться - то НДС не выделен, то какого-то чека не хватает, то часть указанных расходов непроизводственные. Поэтому руководителю любого предприятия стоит обучить своих сотрудников всем тонкостям оформления данного документа.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Авансовый отчет — бланк 2016 скачать бесплатно можно по ссылке с нашего ресурса в считаные секунды. С его помощью оформляется факт использования денежных средств, ранее выданных под отчет.

Каково назначение бланка авансового отчета АО-1?

Основной задачей использования бланка авансового отчета является составление подробного списка расходов с приложением оправдательных документов, произведенных сотрудником из суммы средств, предоставленных ему ранее для строго определенных хозяйственных нужд. Необходимость выполнения указанного действия обусловлена рядом законодательных актов:

• подп. 6.3 п. 6 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У;
• п. 26 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

В качестве основной формы в коммерческих организациях применяется бланк АО-1, введенный в действие постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.

Для оформления документа отводится не более 3 суток с одной из следующих дат:

• завершающий день периода, отведенного работнику на пользование деньгами;
• день, когда сотрудник прибыл из командировки;
• день, когда сотрудник вышел из отпуска или больничного, если окончание отведенного срока использования средств пришлось на него.

При получении формы авансового отчета 2016 года бухгалтер принимает ее для проверки и отдает сотруднику отрывной корешок, являющийся частью бланка. На этом корешке оформляется расписка.

Где скачать бланк авансового отчета по форме 0504505?

Для организаций, находящихся на бюджетном финансировании, используется бланк 0504505, утвержденный приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Надлежащим образом оформить такой авансовый отчет можно с помощью разъяснений, содержащихся в документах об утверждении бланков. Однако гораздо быстрее и качественнее выполнить эту работу можно, если скачать бланк авансового отчета по форме 0504049 бесплатно с сайта.

Также на различных ресурсах можно скачать бланк авансового отчета, а на его основе создать свой рабочий документ.

Возможно ли бесплатно скачать бланк авансового отчета в Word?

Быстро, четко, без сбоев скачать бесплатно бланк авансового отчета можно по ссылке ниже. Его легко использовать со всеми существующими версиями текстовых редакторов и заполнять на компьютере.

Итак, для коммерческих и бюджетных организаций предусмотрены разные формы авансовых отчетов. Любую из них можно загрузить с нашего сайта.

Часто в компании приходится осуществлять расходы за счет наличных денег, которые выдаются строго определенным должностным лицам. В установленные сроки они должны представить такой бланк, как авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие документы на произведенные ими расходы. Последние нужно указать в заявлении при выдаче денег. Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет по форме АО-1.

В начале каждого года на предприятии желательно издавать приказ по подотчетным лицам, то есть лицам которым разрешено получать денежные средства для осуществления расходов в производственных целях. Здесь же определяются цели и продолжительность времени, в течение которого осуществляется расходование.

Деньги можно выдавать на основании как работникам предприятия, так и привлекаемым со стороны по гражданским договорам людям. Возможно перечисление их на карточку подотчетника.

Обращаем внимание! Обязательность оформления авансового отчета устанавливается Порядком ведения операций по кассе. Его можно не составлять только предпринимателям, которые ведут бухучет в упрощенном виде.

Данный нормативный акт строго определяет перечень направлений выдачи денежных средств в подотчет. К ним относятся приобретение топлива, канцтоваров, хозяйственные и представительские расходы и т.д. Для некоторых операций предусмотрен только безналичный порядок. Также существует лимит расчетов наличными между компаниями по одному договору, который составляет 100 тыс. рублей.

Форма авансового отчета установлена Госкомстатом. Предприятия имеют право на ее основе разрабатывать собственный бланк, в соответствии с особенностями хозяйственной деятельности.

Работник, получивший деньги в подотчет, может заполнять его самостоятельно или передать ответственному бухгалтеру, который в автоматическом режиме составит авансовый отчет форма АО-1, используя подтверждающие первичные документы.

На основании утвержденного этого бланка, работнику предприятия потребуется вернуть неизрасходованные деньги. Для этого следует применять .

Важно! По возвращении из командируемый должен отчитаться по потраченным сумма в течение 3-х рабочих дней после возвращения из нее.

Авансовый отчет образец заполнения

Авансовый отчет по форме АО-1 – лицевая сторона

Рассмотрим подробнее, как заполнить авансовый отчет.

В верхней части бланка указывается наименование фирмы и его код согласно справочнику ОКПО.

Ниже слева, после названия документа, нужно написать его порядковый номер и дату составления. Правая часть, которая начинается после слов «Утверждаю», заполняется руководителем компании. Там он прописью указывает итоговую сумму отчета, ставит должность, подпись, дату утверждения.

Важно! Необходимо помнить, что согласно нормативным документам, лицу нельзя выдавать подотчет, если он не до конца отчитался по предыдущему авансу. Некоторые налоговые инспекции во время проверки налагают за это штраф.

После этого бланк разделяется на две таблицы, которые заполняются бухгалтером. В левой фиксируется движение денежных средств - остаток или перерасход, полученная сумма, потраченная сумма, итоговый остаток.

В правой таблице бухгалтер проставляет корреспонденции счетов и соответствующие им суммы.

Ниже работник указывает сколько документов он предоставляет и сколько листов они занимают.

После проверки бухгалтер указывает прописью и цифрами его сумму и подписывает его. Также документ заверяет главный бухгалтер.

Если у работника остался остаток или был совершен перерасход средств, нужно проставить номер и дату кассового документа и сумму операции.

Также необходимо заполнить и отрывную часть авансового отчета для регистрации его в журнале.

Авансовый отчет по форме АО-1 – оборотная сторона

Эта сторона представляет собой таблицу, в которую подотчетное лицо заносит информацию о предоставляемых документах. Каждому из них должна соответствовать одна строка.

В графу 1 ставится номер строки. В графах 2 и 3 записывается дата и номер подтверждающего документа, в графу 4 - его название.

В графу 5 работник ставит сумму по документу в рублях, или в графу 6 - в валюте.

Все пустые графы необходимо прочеркнуть. В конце таблицы в строке «Итого» записывается общая сумма. После заполнения подотчетное лицо заверяет правильность указанных данных своей подписью.

Бухгалтер после проверки правильности данных и обоснованности расходов заполняет графы 7 и 8 , где ставит сумму, реально принимаемую к учету, а в графе 9 указывает корреспондирующий счет. В дальнейшем обобщенные данные из этих граф переносятся им на лицевую сторону документа.

Нюансы

Под отчет можно выдавать суммы более 100 тысяч рублей - этот лимит не распространяется на расчеты с сотрудниками. Но сумма по любому из представленных документов не должна превышать этот лимит.

Если работник отправляется в командировку за границу, то можно выдать ему подотчетные суммы в валюте. Ее компания самостоятельно обменивает в банке. В таком случае данную сумму указывают по курсу, который был установлен на дату выдачи.

С 2015 года разрешено выдавать в подотчет подрядчикам. Он также после расходования средств обязан предоставить авансовый отчет. Однако в этом случае графа «Табельный номер» не заполняется, а в графе «Должность» указывается «подрядчик».

Подотчетную сумму можно перечислить работнику на карту. Для этого он должен подать заявление, а реквизиты операции (дата и номер платежного поручения) указываются в графе «Получен аванс».

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя , с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании или , утвержденного руководителем.

Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.

Заполнение авансового отчета

1) Подотчетным лицом.
Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности), своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).

Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.

В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.

В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.

В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).

Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке "Итого" в графе 5 или 6.

2) Бухгалтером.

Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию. Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.

Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.

Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.

После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.

Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по

Унифицированная форма АО-1 используется для отчетов сотрудников по авансам, полученным от организации. Разберемся с ее оформлением.

Где скачать бланк унифицированной формы АО-1

Бланк унифицированной формы АО-1 и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Скачать форму можно на нашем сайте.

Напомним, что в настоящее время использование унифицированных форм необязательно. При желании авансовый отчет можно составлять на бланке, разработанном организацией и утвержденном ее руководителем.

Подробнее об этом — «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Кто и когда составляет авансовый отчет

Авансовый отчет составляет подотчетное лицо, то есть работник:

• получивший деньги на хозяйственные нужды организации;
• или направленный в командировку.

• истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
• выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
• возвращения работника из командировки.

Это предусмотрено подп. 6.3 п. 6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У и п. 26 положения о командировках, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

О последствиях нарушения этого срока читайте в нашем материале «Если работник не отчитался по подотчетным в течение 3 дней, и вы не удержали их из его зарплаты, нужно начислить взносы» .

Отчет составляется в одном экземпляре, к которому прикладываются документы, подтверждающие произведенные работником расходы. Чтобы работники не делали ошибок, целесообразно издать инструкцию о порядке составления авансовых отчетов.

Обратите внимание: с недавних пор авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Подробнее об этом — «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью» .

Образец заполнения унифицированной формы АО-1 можно скачать на нашем сайте.

Отчет составлен. Что дальше

Получив от работника авансовый отчет, действуйте в следующем порядке:

1. Выдайте работнику расписку в получении отчета (это отрезная часть унифицированной формы АО-1).
2. Проверьте целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета работником сумм.
3. На оборотной стороне отчета укажите суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.
4. Проверенный отчет передайте на утверждение руководителю или уполномоченному на это лицу.
5. Утвержденный отчет примите к учету.
6. Рассчитайтесь с подотчетником, получив от него неиспользованный остаток аванса или возместив ему перерасход.