Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля? Аренда автомобиля у физического лица (сотрудника): ищем выгодный вариант Аренда автомобиля у сотрудника налогообложение.
Live Journal
Facebook
TwitterВ некоторых случаях работодателю выгоднее воспользоваться автомобилем сотрудника, чем приобретать в собственность транспортное средство. Оформить организация может различными способами:
- выплачивать сотруднику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору;
- арендовать у работника автомобиль;
- заключить договор на оказание транспортных услуг.
Возможна также и передача машины в безвозмездное пользование или лизинг.
Выплата работникам компенсации за использование ими своего легкового автомобиля в служебных целях для организации выгодна, только когда ее размер укладывается в нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. В утвержденные суммы уложиться было затруднительно еще в момент выхода указанного Постановления, в настоящее же время это практически невозможно. Поэтому многие работодатели заключают с сотрудниками договор на аренду автомобиля.
Договор аренды
Гражданским кодексом РФ предусмотрен договор аренды транспортных средств:
- с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (аренда с экипажем) (ст. ст. 632 - 641 ГК РФ);
- без экипажа (ст. ст. 642 - 649 ГК РФ).
По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ).
Работодатели чаще заключают с сотрудниками договор аренды без экипажа.
Сотрудник, предоставивший работодателю свой автомобиль во временное пользование, выступает в роли арендодателя, работодатель же является арендатором автомобиля. Транспортное средство, как было сказано выше, в этом случае предоставляется арендодателем арендатору во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и без обязательств по его технической эксплуатации. Арендатор же своими силами организует управление автомобилем и его эксплуатацию (ст. 645 ГК РФ).
Договор аренды автомобиля без экипажа заключается в письменной форме независимо от срока договора (ст. 643 ГК РФ). Государственная регистрация при его заключении не требуется.
В договоре аренды должны быть указаны данные, которые позволяют определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды (п. 3 ст. 607 ГК РФ). Это означает, что в договоре аренды автомобиля необходимо указать как минимум: марку машины, год ее выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. При отсутствии перечисленного в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор не считается заключенным (п. 3 ст. 607 ГК РФ).
Стороны вправе условиться о возможности субаренды. Неотражение такого условия позволяет арендатору сдавать автомобиль в субаренду без согласия владельца (п. 2 ст. 647 ГК РФ). При этом ответственным по договору перед арендодателем остается арендатор. К договорам субаренды применяются правила о договорах аренды, если иное не установлено законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 615 ГК РФ).
Пожелания владельца транспортного средства в части ограничения его использования стороны также могут отразить в договоре. Например, для пассажирского микроавтобуса может быть оговорена допустимость только пассажирских перевозок и запрет на перевозку грузов.
Арендатор, как было сказано выше, обязан выплачивать арендодателю арендную плату. Поэтому в договоре следует прописать порядок, условия и сроки внесения арендной платы.
Размер арендной платы можно определить исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля, имеющего аналогичные характеристики. А в этом случае он будет сопоставим с , начисляемой по автомобилю с аналогичными характеристиками. Финансисты же при установлении размера арендных платежей рекомендуют руководствоваться ценами, сложившимися в регионе (Письмо Минфина России от 19.08.2005 N 03-11-04/2/52).
Сроки внесения платежей арендатор и арендодатель определяют самостоятельно. Как правило, арендная плата вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа (пп. 1 п. 2 ст. 614 ГК РФ). В договоре можно установить и иной порядок, например в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов. Если арендная плата установлена в твердой сумме, то ее размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ).
Работник вправе потребовать досрочного расторжения договора, если арендная плата не выплачивалась в срок два раза подряд (п. 5 ст. 614 ГК РФ).
Условия о порядке и сроках внесения арендной платы не являются существенными условиями договора, как и условие о сроке аренды (п. 1 ст. 614 ГК РФ). При отсутствии такого условия договор считается заключенным на неопределенный срок (п. 2 ст. 610 ГК РФ).
В договоре желательно привести восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору. Определить ее можно и по договоренности сторон.
При обнаружении работодателем недостатков (за которые отвечает работник), полностью или частично препятствующих работе арендованного автомобиля, он вправе потребовать, в частности, уменьшения арендных платежей (п. 1 ст. 612 ГК РФ). Работник же не отвечает за недостатки сданного в аренду автомобиля, если они (п. 2 ст. 612 ГК РФ):
- отмечены при заключении договора;
- известны арендатору заранее;
- обнаружены арендатором во время осмотра машины при заключении договора.
Гражданским законодательством на арендатора возлагается обязанность (ст. ст. 644, 646, 648 ГК РФ):
- по поддержанию в надлежащем состоянии арендованного автомобиля;
- по проведению его текущего и капитального ремонта;
- по несению расходов на содержание арендованного транспортного средства, страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходов, возникающих в связи с его эксплуатацией;
- за вред, причиненный третьим лицам.
Однако стороны вправе иначе перераспределить обязанности по содержанию (мелкий и капитальный ремонт), страхованию, эксплуатации арендованного автомобиля. Исходя из этого в договоре желательно четко прописать обязанности сторон по несению расходов. Условие о распределении расходов является обоснованием для их признания при исчислении налога на прибыль у арендатора.
Страхование гражданской ответственности владельцев автотранспортных средств является обязательным условием эксплуатации автомобиля (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 25.04.2002 N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств"). Возможно, что к моменту передачи машины в аренду работник уже застраховал гражданскую ответственность и в полисе ОСАГО указаны конкретные лица, которые имеют право на управление автомобилем. Работодатель же, скорее всего, захочет, чтобы им управляли другие лица. Сотрудник в этом случае должен самостоятельно внести в полис изменения, заключив со страховой компанией дополнительное соглашение о допущении к вождению автомобилем лиц, указанных работодателем, либо неограниченного числа лиц. Эту обязанность арендодателя рекомендуется прописать в договоре.
Если автомобилем будет управлять лицо, не вписанное в страховой полис, то организацию могут оштрафовать на 300 руб. в силу п. 1 ст. 12.37 КоАП РФ (п. 12 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.10.2006 N 18 "О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях").
Договором может быть предусмотрено и добровольное страхование автомобиля от различных рисков (каско), от угона (хищение, кража, грабеж, разбой) и ущерба (ДТП, пожар, взрыв, стихийное бедствие и т.д.), а также дополнительное к ОСАГО на случай:
- наступления ответственности, не относящейся к страховому риску по обязательному страхованию, в случаях, перечисленных в п. 2 ст. 6 Закона N 40-ФЗ (например, при причинении водителем вреда при погрузке груза на транспортное средство или его разгрузке);
- недостаточности страховой выплаты по ОСАГО для полного возмещения вреда, причиненного жизни, здоровью или имуществу потерпевших.
Автомобиль передается арендатору по акту приема-передачи. Его можно составить в произвольной форме или воспользоваться актом о приеме-передаче объекта основных средств (форма N ОС-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7). В акте желательно указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.
К акту прикладываются документы на транспортное средство: свидетельство о его регистрации, копия паспорта транспортного средства, полис ОСАГО.
Договор считается заключенным с момента передачи арендатору транспортного средства (ст. 642, п. 2 ст. 433 ГК РФ).
По общему правилу договор аренды прекращается по истечении срока аренды. Если же арендодатель или арендатор пожелает расторгнуть договор в любое другое время, то предупредить об этом другую сторону необходимо за месяц (п. 2 ст. 610 ГК РФ), хотя в договоре могут быть установлены и иные сроки.
При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю автомобиль в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором, если в договоре об этом было сказано отдельно (абз. 1 ст. 622 ГК РФ). Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче.
Соглашения об изменении или расторжении договора стороны должны оформлять в письменной форме (п. 1 ст. 452 ГК РФ).
Бухгалтерский учет
Для обобщения информации о наличии и движении основных средств, полученных организацией в аренду, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) рекомендует использовать забалансовый счет 001 "Арендованные основные средства". Получение автомобиля в аренду отражается записью по дебету счета 001, а его возврат по окончании срока действия договора - по кредиту счета 001. При этом имущество учитывается за балансом по стоимости, указанной в договоре аренды. Если стороны не смогли определить ее, арендованный автомобиль отражается по нулевой стоимости:
Арендованный автомобиль принят к забалансовому учету.
Организации-арендатору желательно открыть на арендованный автомобиль инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6, утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).
Арендная плата и эксплуатационные расходы у арендатора признаются расходами по обычным видам деятельности. Данные расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. п. 5, 7, 18 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
При начислении арендной платы используется счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". В зависимости от того, в каком структурном подразделении эксплуатируется арендованный автомобиль, указанный счет корреспондирует со счетами учета затрат: 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" либо со счетом 44 "Расходы на продажу":
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 73
Начислена арендная плата за автомобиль.
Обязательства по налогам и страховым взносам
При исчислении налога на прибыль арендная плата учитывается в сумме фактических затрат в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Размер арендных платежей и порядок их перечисления определяются договором, заключенным в порядке, установленном гражданским законодательством.
По общему правилу датой отражения арендной платы является день расчетов, предусмотренный в договоре. Если данное условие отсутствует, то расходы можно учесть в последний день отчетного периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Он же своими силами и средствами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.
Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на его страхование, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.
Вышеприведенное позволило финансистам заключить, что затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства с физическим лицом, в том числе на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива в производственных целях и стоимости его приобретения), а также на приобретение запасных частей могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина России от 13.02.2007 N 03-03-06/1/81).
Напомним, что расходами в целях налогообложения признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком для осуществления деятельности, направленной на получение доходов.
Эксплуатационные расходы - это комплексное понятие, включающее несколько видов затрат, в частности приобретение ГСМ, техническое обслуживание автомобиля, его хранение и мойку, заработную плату водителя с начисляемыми на нее страховыми взносами в государственные внебюджетный фонды. Каждый вид затрат учитывается по правилам, установленным для соответствующего вида расходов. Расходы:
- на приобретение ГСМ и других расходных материалов учитываются в материальных расходах согласно пп. 5 п. 1 ст. 254;
- на проведение текущего и капитального ремонта арендованного автомобиля - в расходах на ремонт в соответствии с п. 2 ст. 260 НК РФ;
- техническое обслуживание, мойку, парковку, стоянку автомобиля - в прочих расходах в силу пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ;
- страхование автомобиля и автогражданской ответственности - в расходах на страхование на основании п. 1 ст. 263 НК РФ;
- оплату труда водителя, управляющего арендованным автомобилем, - в расходах на оплату труда согласно п. 1 ст. 255 НК РФ.
Для документального подтверждения затрат в виде арендной платы для целей налогообложения прибыли достаточно договора аренды и акта о передаче автомобиля работодателю. Финансисты при этом не настаивают на ежемесячном оформлении акта об оказании услуг по аренде (Письма Минфина России от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559, от 09.11.2006 N 03-03-04/1/742).
Сдавать имущество в аренду имеет право только его собственник либо лицо, уполномоченное законом или собственником (ст. 608 ГК РФ). Поэтому для признания расходов арендатора работник, передающий в аренду свой автомобиль, должен представить организации-арендатору документы, подтверждающие его право собственности на машину. Таким документом может быть паспорт транспортного средства (ПТС). В период действия договора аренды у арендатора должна храниться его копия. Если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то необходима и ее копия. Кроме того, работник должен передать организации свидетельство о регистрации автомобиля и страховой полис (если риски ранее застраховал сотрудник).
Основанием для учета расходов на ГСМ являются путевые листы и документы о приобретении топлива и смазочных материалов: кассовые и товарные чеки, товарные накладные и др.
Организации, не являющиеся автотранспортными, могут использовать в качестве путевых листов его унифицированную форму (утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78) либо разработанную самостоятельно форму путевого листа, которая прописана среди утвержденных форм первичных учетных документов, применяемых организацией. В таком путевом листе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 3 Положения об обязательных реквизитах и порядке заполнения путевых листов (утв. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152).
Подтвердить ремонт автомобиля, осуществленный собственными силами, арендатору помогут смета ремонтных работ, дефектная ведомость, накладные на приобретенные запчасти и акт о списании израсходованных запчастей. Затраты на ремонт автомобиля, произведенный специализированной организацией-подрядчиком, подтверждает договор на выполнение работ (договор подряда), акт сдачи-приемки выполненных работ, счет-фактура и платежные документы об оплате ремонта. Кроме того, как при выполнении ремонта автомобиля собственными силами, так и при ремонте в специализированной организации сведения о выполненных работах должны быть отражены в акте о приеме-сдаче отремонтированных объектов основных средств по форме N ОС-3 и инвентарной карточке автомобиля по форме N ОС-6.
Расходы на страхование организация-арендатор вправе учесть, только если по условиям договора аренды указанные расходы возложены именно на нее (ст. 637 ГК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ).
Расходами организации по страховым договорам (как обязательным, так и добровольным) являются страховые премии, уплачиваемые страховой компании (п. 1 ст. 2 Закона РФ от 27.11.1992 N 4015-1 "Об организации страхового дела в Российской Федерации").
Если организация применяет метод начисления и договор страхования заключен на срок более одного отчетного периода (квартала, полугодия, девяти месяцев), то расходы на страхование учитываются при исчислении налога на прибыль равномерно в течение срока (п. 6 ст. 272 НК РФ):
- действия договора, если страховая премия перечислена разовым платежом;
- за который уплачена часть страховой премии, если страховые взносы уплачиваются в рассрочку.
При этом в обоих случаях включаемая в расходы сумма рассчитывается пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде.
Если срок договора менее одного отчетного периода, то расходы на страхование включаются в состав расходов в момент оплаты (п. 6 ст. 272 НК РФ).
Остальные вышеприведенные расходы организация может учесть в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, в силу п. 1 ст. 272 НК РФ (Письмо Минфина России от 22.12.2011 N 03-03-06/1/844).
При кассовом методе все перечисленные расходы включаются в расходы при исчислении налога на прибыль после их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Если у таких организаций порядок учета упомянутых расходов в бухгалтерском и налоговом учете различается, то возникает необходимость применения Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций" ПБУ 18/02 (утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).
По общему правилу арендатор автомобиля амортизацию не начисляет, поскольку в этом случае право собственности на него к организации не переходит (п. 1 ст. 256 НК РФ, ст. 608 ГК РФ). Однако если работодатель с согласия работника произвел неотделимые улучшения арендованного автомобиля (к примеру, поставил на машину кондиционер) и при этом работник не возмещает их стоимость, то на такие улучшения организация вправе начислять амортизацию с 1-го числа месяца, следующего за месяцем их ввода в эксплуатацию, в течение всего срока действия договора аренды (абз. 4 п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 258, п. п. 3, 4 ст. 259.1, п. п. 6, 7 ст. 259.2 НК РФ). Норму амортизации капитальных вложений при этом необходимо установить исходя из срока полезного использования, определяемого в соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1) (абз. 6 п. 1 ст. 258 НК РФ, Письмо Минфина России от 21.01.2010 N 03-03-06/2/7).
О возможности учета арендатором в целях налогообложения прибыли расходов в виде амортизационных отчислений от стоимости неотделимых улучшений в объект основных средств, арендованный у физического лица, в общеустановленном порядке указано в Письме ФНС России от 17.08.2009 N 3-2-13/181@.
Напомним, что неотделимыми являются улучшения, которые не могут быть изъяты без причинения вреда арендованному имуществу (п. 2 ст. 623 ГК РФ).
Если на дату возврата арендованного автомобиля неотделимые улучшения амортизированы не полностью, их остаточная стоимость не признается расходом (п. 16 ст. 270 НК РФ).
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Налоговый агент обязан исчислять и удерживать налог со всех доходов налогоплательщика, источником которых он является (п. 2 ст. 226 НК РФ). Исключением являются доходы, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются самостоятельно налогоплательщиком в соответствии со ст. ст. 214.1, 214.3, 214.4, 227, 227.1 и 228 НК РФ. В перечисленных статьях доходы в виде арендной платы не упомянуты. Поэтому при выплате арендной платы работодателю следует исчислять и удерживать НДФЛ. Сумму же налога надлежит перечислить в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет работника (п. п. 1, 4, 6 ст. 226 НК РФ).
Арендная плата, выплачиваемая работнику-арендодателю, НДС не облагается, поскольку физическое лицо не является плательщиком этого налога (ст. 143 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.02.2004 N 04-04-06/21).
Арендатор вправе принять к вычету предъявленные продавцами суммы НДС по ГСМ, другим материально-производственным запасам, в том числе запасным частям, работам и услугам, оказываемым в связи с эксплуатацией арендованного автомобиля, после их оприходования при наличии соответствующих счетов-фактур и условии, что указанное имущество, работы, услуги приобретаются для операций, реализация которых облагается НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Заметим, что при оформлении страховки на автомобиль на услуги страховой компании НДС не начисляется (пп. 7 п. 3 ст. 149 НК РФ).
Объектом обложения налогом на имущество организаций для российских организаций признается движимое и недвижимое имущество, учитываемое на балансе в качестве объектов основных средств в соответствии с установленным порядком ведения бухгалтерского учета (п. 1 ст. 374 НК РФ). Налог на имущество по объекту основных средств, полученных в аренду, уплачивает та сторона сделки, на балансе которой объект учтен (Письма Минфина России от 10.12.2009 N 03-05-05-01/76, от 02.06.2006 N 03-06-01-04/113). Таким образом, с полученного в аренду автомобиля налог на имущество организация не уплачивает, поскольку автомобиль - это собственность работника-арендодателя, а не работодателя-арендатора.
Транспортный налог уплачивают лица, на которых зарегистрированы транспортные средства, признаваемые объектом обложения данным налогом (абз. 1 ст. 357 НК РФ). Согласно п. 20 Правил регистрации автомототранспортных средств и прицепов к ним в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (утв. Приказом МВД России от 24.11.2008 N 1001) транспортные средства регистрируются только за собственниками транспортных средств - физическими и юридическими лицами, указанными в паспортах транспортных средств. Поскольку при аренде автомобиля право собственности к организации не переходит, то транспортный налог она не уплачивает. Поэтому именно работник обязан платить транспортный налог. При этом факт передачи автомобиля в аренду для целей исчисления указанного налога значения не имеет.
Исключением являются лишь случаи передачи собственных автомобилей по договору лизинга или сублизинга другому лицу. Такие транспортные средства по соглашению сторон договора могут быть зарегистрированы либо за лизингодателем, либо за лизингополучателем (п. п. 22 и 48 упомянутых Правил регистрации).
Если работодатель принял решение компенсировать сотруднику расходы по уплате транспортного налога, то сумму такой компенсации учесть при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль не удастся (п. 29 ст. 270 НК РФ). При этом у организации возникнет обязанность по исчислению с этой суммы НДФЛ и страховых взносов в государственные внебюджетные фонды (подробнее - см. ниже).
Выше говорилось, что у работодателя отсутствуют какие-либо ограничительные нормы по размеру арендной платы. Поэтому вполне логично увеличить ее на величину компенсации, ведь вся сумма арендной платы учитывается при расчете налога на прибыль.
Объектом обложения страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, осуществляемые в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования"). Не относятся к объекту обложения, в частности, вознаграждения по договорам, связанным с передачей в пользование имущества (п. 3 ст. 7 Закона N 212-ФЗ). К договорам, связанным с передачей в пользование имущества (имущественных прав), относятся договоры аренды имущества.
То, что арендная плата, установленная договором аренды транспортного средства без экипажа, заключенным между организацией и ее работником, не является объектом обложения страховыми взносами, подтвердило и Минздравсоцразвития России в Письме от 12.03.2010 N 550-19.
Не начисляются на арендную плату и страховые взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").
Пример.
В связи с производственной необходимостью организация решила арендовать автомобиль на срок три месяца у сотрудника организации В.Ю. Котова. По условиям договора арендная плата - 18 500 руб. в месяц, согласованная стоимость автомобиля - 385 000 руб., арендатор несет расходы по содержанию автомобиля и осуществляет его ремонт в случае надобности. Для приобретения ГСМ водителю автомобиля ежемесячно выдавалось под отчет 5000 руб. Расходы на ГСМ в августе составили 4615 руб., в сентябре - 4275 руб., в октябре - 4495 руб., остаток подотчетной суммы водитель возвращал в кассу организации в последний день месяца. В сентябре для автомобиля приобретены запчасти на сумму 5015 руб., в том числе НДС 765 руб., которые были установлены, о чем оформлен акт о замене и списании израсходованных запчастей. Автомобиль передан организации 1 августа 2012 г., возвращен сотруднику 31 октября на основании соответствующих актов приема-передачи автомобиля в аренду и по его возврату.
В бухгалтерском учете затраты по аренде автомобиля сопровождаются следующими записями:
- в августе
:
Дебет 001
- 385 000 руб. - принят на забалансовый учет арендованный автомобиль;
- ежемесячно
:
Дебет 20 Кредит 73
- 18 500 руб. - отнесена на затраты начисленная сумма арендной платы за автомобиль;
Дебет 73 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",
- 2405 руб. (18 500 руб. x 13%) - удержана сумма НДФЛ с арендной платы;
Дебет 73 Кредит 51
- 16 095 руб. (18 500 - 2405) - перечислена работнику арендная плата;
Дебет 71 Кредит 50
- 5000 руб. - выданы в подотчет денежные средства для приобретения ГСМ;
Дебет 10-3 Кредит 71
- 4615 руб. (4275, 4495 руб.) - оприходовано приобретенное топливо на основании авансового отчета водителя;
Дебет 20 Кредит 10-3
- 4615 руб. (4275, 4495 руб.) - списана на затраты стоимость израсходованных ГСМ;
Дебет 50 Кредит 71
- 385 руб. (725, 505 руб.) - возвращен остаток подотчетной суммы;
- в сентябре при приобретении и установке запасных частей
:
Дебет 60 Кредит 51
- 5015 руб. - перечислены средства в оплату счета на запасные части;
Дебет 10-5 Кредит 60
- 4250 руб. (5015 - 765) - оприходованы запасные части, приобретенные для установки на арендованный автомобиль;
Дебет 19 Кредит 60
- 765 руб. - выделена сумма НДС, предъявленная продавцом запасных частей;
Дебет 20 Кредит 10-5
- 4250 руб. - списана на затраты стоимость установленных запчастей взамен вышедших из строя;
Дебет 68 Кредит 19
- 765 руб. - принята к вычету сумма НДС по запасным частям;
- в октябре
:
Кредит 001
- 385 000 руб. - снят с забалансового учета арендованный автомобиль, возвращенный работнику.
Начисление заработной платы водителю арендованного автомобиля, страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, исчисление НДФЛ осуществляются в общем порядке.
При исчислении налога на прибыль за 9 месяцев 2012 г. в материальные и прочие расходы включается соответственно 8890 руб. (4615 + 4275) и 41 250 руб. (18 500 + 18 500 + 4250).
При определении облагаемой базы за 2012 г. в материальные и прочие расходы будет добавлено еще 4495 и 18 500 руб.
Октябрь 2012 г.
Вопросы:
- Как учитываются расходы в виде арендной платы за автомобиль, арендуемый у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, по договору аренды транспортного средства без экипажа?
- Облагается ли данная выплата НДФЛ и страховыми взносами?
Исходные данные (ситуация):
Торговая организация арендует автомобиль для развоза товара по торговым точкам. Согласно договору сумма арендной платы равна 15 000 руб. в месяц и выплачивается наличными денежными средствами не позднее последнего числа истекшего месяца аренды. Для целей налогообложения прибыли применяется метод начисления.
Гражданско-правовые отношения
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 Гражданского кодекса РФ).
Порядок, условия и сроки выплаты арендных платежей определяются договором аренды транспортного средства без экипажа, что следует из п. 1 ст. 614, ст. 625 ГК РФ.
В рассматриваемой ситуации арендная плата установлена в твердой сумме и уплачивается ежемесячно (что соответствует положениям пп. 1 п. 2 ст. 614 ГК РФ).
Бухгалтерский учет
Затраты организации на аренду автомобиля, который используется в основной деятельности организации, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Указанные расходы признаются в сумме ежемесячной арендной платы, установленной договором аренды, в том месяце, за который уплачивается арендная плата (п. п. 6, 6.1, 16, 18 ПБУ 10/99).
Бухгалтерские записи по отражению рассматриваемых операций производятся с учетом изложенного выше и правил, установленных Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок *.
Страховые взносы
Арендная плата, выплачиваемая физическому лицу (арендодателю) за передачу в пользование транспортного средства по гражданско-правовому договору (в том числе договору аренды транспортного средства без экипажа), не является объектом обложения страховыми взносами, уплачиваемыми в соответствии с гл. 34 "Страховые взносы" Налогового кодекса РФ (на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование) (п. 4 ст. 420 НК РФ).
Арендная плата по договору аренды транспортного средства без экипажа не отнесена к объекту обложения страховыми взносами, предусмотренному п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".
Соответственно, на сумму арендной платы по договору аренды транспортного средства без экипажа страховые взносы не начисляются.
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)
Доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду, являются объектом налогообложения по НДФЛ и формируют налоговую базу по НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).
Организация, выплачивающая физическому лицу доход в виде арендной платы, признается налоговым агентом по НДФЛ и обязана исчислить, удержать у физического лица и перечислить в бюджет соответствующую сумму НДФЛ (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).
Дополнительно по данному вопросу см. Энциклопедию спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.
Исчисление суммы НДФЛ производится по ставке, предусмотренной п. 1 ст. 224 НК РФ (13%), на дату фактического получения дохода, определяемую в данном случае в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ как день выплаты дохода (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Начисленная сумма НДФЛ удерживается налоговым агентом непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Сумма исчисленного и удержанного НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты арендодателю дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Налог на прибыль организаций
Арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
По общему правилу расходы признаются при соблюдении требований п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. если они обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. В данной консультации исходим из предположения, что данные требования выполняются. О порядке документального подтверждения расходов в виде арендной платы применительно к п. 1 ст. 252 НК РФ см. в Письме Минфина России от 15.06.2015 N 03-07-11/34410, а также в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.
Расходы в виде арендных платежей признаются на последнее число истекшего месяца аренды (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
| Содержание операций | Дебет | Кредит | Сумма | Первичный документ |
|---|---|---|---|---|
| Ежемесячно в течение срока действия договора аренды | ||||
| Отражены расходы в виде арендной платы за текущий месяц | 44 | 76 | 15 000 | Договор аренды транспортного средства без экипажа, Бухгалтерская справка |
| Удержан НДФЛ с суммы арендной платы (15 000 x 13%) ** | 76 | 68 | 1 950 | Регистр налогового учета (Налоговая карточка) |
| Выплачена арендодателю арендная плата (за вычетом удержанного НДФЛ) (15 000 - 1 950) *** | 76 | 50 | 13 050 | Расходный кассовый ордер |
| Перечислен в бюджет удержанный НДФЛ | 68 | 51 | 1 950 | Выписка банка по расчетному счету |
* В данной консультации не рассматриваются операции по получению и возврату арендуемого транспортного средства и соответствующие записи в таблице проводок не приводятся.
** В данной консультации удерживаемая сумма НДФЛ рассчитана без учета возможных налоговых вычетов, предусмотренных ст. ст. 218 - 221 НК РФ.
*** Порядок ведения кассовых операций в данной консультации не рассматривается.
М.А. Кокурина, юрист
Подтверждаем затраты на авто, арендованное у работника
Не всегда работодатель хочет выплачивать компенсацию за использование автомобиля сотрудника в служебных целя хст. 188 ТК РФ . Ведь ее можно учесть в расходах лишь в строго установленной небольшой сумм еп. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92 . Поэтому некоторые компании предпочитают оформлять с работником договор аренды его автомобиля. А чтобы не возникало споров по учету арендных затрат в расходах, надо собирать пакет документов, подтверждающих:
- факт аренды. Это договор аренды и акт приема-передачи авто;
- факт использования арендованного авто в деятельности компани иподп. 10 п. 1 ст. 264 , подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ; Письма УФНС по г. Москве от 17.08.2012 № 16-15/076207@ ; Минфина от 22.12.2011 № 03-03-06/1/844 . Составьте приказ о назначении работника, ответственного за арендованный автомобиль, и собирайте документы, подтверждающие пройденный им на его машине служебный маршрут;
- сумму расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля (ГСМ, мойка, парковка), то есть нужно иметь чеки, квитанции, накладные и т. д.
Договор аренды автомобиля
При аренде авто с водителем или без него договоры будут различатьс ястатьи 633 , 643 ГК РФ .
Если арендуем только авто
В этом случае работник-арендодатель передает свой автомобиль работодателю во временное владение и пользование, а управлять им будет любой сотрудник компани ист. 642 ГК РФ . Кстати, пользоваться арендованным автомобилем может и сам работник-арендодатель, когда машина нужна ему для выполнения его трудовых функций. Допустим, из его трудового договора или должностной инструкции следует, что работа разъездная. Поэтому, даже если за рулем авто всегда будет его собственник, можно заключать договор аренды транспортного средства без экипажа. Вот на какие условия договора бухгалтеру надо обратить внимание.
Договор № 14
аренды транспортного средства без экипажа
г. Москва
Гражданин Бобров Поликарп Иванович, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью «Темный лес» в лице генерального директора Волкова Петра Акимовича (действующего на основании устава), именуемое в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, в дальнейшем совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор аренды транспортного средства без экипажа (далее - Договор) о нижеследующем:
1. Предмет Договора
1.1. Арендодатель передает во временное владение и пользование Арендатору транспортное средство (далее - Автомобиль), принадлежащее Арендодателю на праве собственности (свидетельство о регистрации транспортного средства серии 77 АВ номер 135542, выдано ГИБДД ЮАО г. Москвы 06.02.2014).Нужно указать, на каком основании работник-арендодатель владеет переданным вам автомобилем:
<если>
из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник - собственник авто,
то к договору аренды не нужно прикладывать никаких иных документов. Имейте в виду, даже если автомобиль зарегистрирован на имя супруга работника-арендодателя, но куплен уже в браке, он является совместной собственностью супругов. Тогда нужно приложить свидетельство о браке;
<если>
из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник не собственник авто,
то к договору лучше приложить доверенность, выданную собственником, из которой следует возможность сдавать доверенное имущество в аренду. ПФР считает, что если вам сдает машину не ее собственник, то с суммы арендной платы нужно начислять страховые взносы. Но суды с этим не согласн ыПостановления ФАС ЗСО от 03.04.2013 № А27-16823/2012
; 15 ААС от 14.04.2015 № 15АП-1676/2015
; 19 ААС от 09.02.2015 № А48-3348/2014
1.2. Автомобиль имеет следующие характеристики:
- марка, модель - Volkswagen Golf;
- регистрационный знак - А 341 АМ 67 rus;
- идентификационный номер (VIN) - WVWZZZ2KZ2W044335.
1.3. Автомобиль должен быть передан в исправном состоянии, пригодном для совершения поездок, вместе с пакетом документов, в который входят:
- свидетельство о регистрации транспортного средства, серия 77 АВ, номер 135542, выдано ГИБДД ЮАО г. Москвы 06.02.2014;
- страховой полис ОСАГО, серия ВВВ № 035126453, выдан 07.02.2015 ОАО «Страховка и Ко».
1.4. По соглашению Сторон Автомобиль оценен в 730 000 (семьсот тридцать тысяч) руб.По такой согласованной стоимости вы отразите арендованный автомобиль в бухучете на забалансовом счете 001
2. Права и обязанности сторон
2.1. Арендодатель обязуется:
2.1.1. Оплачивать расходы по содержанию Автомобиля, его страхованию, в том числе в соответствии с правилами ОСАГО, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включая приобретение горюче-смазочных материалов (бензина и т. д.).
По закону такие расходы должен нести арендатор, но договором можно возложить их на арендодател яст. 646 ГК РФ . Прописав такое условие в договоре аренд ыст. 646 ГК РФ , вы можете не собирать документы, подтверждающие расходы (в частности, кассовые чеки на покупку ГСМ)2.2. Арендатор обязуется:
2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с пп. 4.1, 4.2 Договора.
2.2.2. Своими силами осуществлять:
- управление Автомобилем;
- его коммерческую и техническую эксплуатацию.
2.2.3. Поддерживать Автомобиль в рабочем состоянии.Арендатор по закону обязан проводить текущий и капитальный ремонт арендованного авто, поэтому об этом можно не писать в договор ест. 644 ГК РФ
А вот если вы готовы взять на себя еще и расходы на эксплуатацию автомобиля, то обязанности сторон могут выглядеть так.
2. Права и обязанности сторон
2.1. Арендодатель обязуется:
2.1.1. Передавать Арендатору не позднее 4-го числа месяца, следующего за месяцем использования Автомобиля, документы, подтверждающие расходы, которые обязан оплачивать Арендатор в соответствии с п. 2.2.4 настоящего Договора.
2.2. Арендатор обязуется:
2.2.4. Оплачивать расходы, связанные с эксплуатацией Автомобиля для нужд Арендатора:
- на горюче-смазочные материалы и другие расходуемые материалы и принадлежности;
- на мойку Автомобиля и химчистку его салона;
- на платную парковку Автомобиля;
- на страхование, в том числе в соответствии с правилами ОСАГО. Во избежание споров с налоговиками по учету расходов в прибыли лучше в договоре подробнее указывать, какие именно расходы по эксплуатации и страхованию берет на себя ваша компания
В зависимости от распределения расходов на эксплуатацию автомобиля в договоре аренды по-разному будет оформлен порядок расчетов.
Так, если в договоре прописано, что арендодатель сам оплачивает расходы на содержание авто, то работодатель-арендатор будет выплачивать работнику только арендную плату. Никакие документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию автомобиля, от работника вам не понадобятся.
4. Порядок расчетов
4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 50 000 (пятьдесят тысяч) руб. в месяц.
4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.
А вот если расходы на арендаторе, то можно предусмотреть такой порядок расчетов.
4. Порядок расчетов
4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц.
4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль и сумму расходов, потраченную Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля,Можно договориться:
<или>
<или> ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления денег на личный банковский счет Арендодателя.
Или записать так.
4. Порядок расчетов
4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем состоит:
- из постоянной части в размере 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц;
- из переменной части в размере суммы, потраченной Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля.
4.2. Арендатор обязан вносить постоянную часть арендной платы за Автомобиль ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.
4.3. Переменную часть арендной платы Арендатор обязан выплачивать вместе с выплатой зарплаты за месяц, в котором использовался автомобиль.Можно договориться:
<или>
о возмещении уже потраченных арендодателем денег на эксплуатацию автомобиля. Допустим, выдавать наличными или перечислять на счет;
<или>
о выдаче работнику аванса по его заявлению, а по итогам месяца - об окончательном расчете по авансовому отчету с документами, подтверждающими траты сотрудника
Если арендуем авто с водителем
В таком случае работник должен передать машину, сам управлять ею и обслуживать еест. 632 ГК РФ .
Договор № 14
аренды транспортного средства с экипажем
г. Москва
2.2. Арендатор обязуется:
2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с п. 4.1 Договора.
2.2.2. Нести расходы по страхованию Автомобиля.По закону страховать автомобиль должен арендодател ьст. 637 ГК РФ . Но договором можно предусмотреть эту обязанность за арендатором
4. Порядок расчетов
4.1. Плата за пользование Автомобилем составляет
20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц и складывается:
- из арендной платы за пользование Автомобилем - 15 000 руб.;
- из вознаграждения за услуги по управлению Автомобилем - 5000 руб.Платежи по договору аренды с экипажем лучше разбить на две составляющие. Иначе проверяющие из фондов посчитают, что со всей суммы арендной платы по договору аренды с экипажем нужно удержать страховые взносы как с вознаграждения за услуги водител ястатьи 634 , 636 ГК РФ ; Постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А65-16395/2012
Акт приема-передачи автомобиля
ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ
Владея транспортом даже по договору аренды, организация должна становиться на учет в Росприроднадзоре и вносить плату за загрязнени еПисьмо Росприроднадзора от 05.10.2010 № СМ-06-01-31/7167 .
При получении автомобиля по договору аренды (с экипажем или без экипажа) нужно составить и подписать с работником акт приема-передачи. Законодательством его форма не установлена, поэтому разработайте ее самостоятельно. Нужно проверить, чтобы в акте были перечислены и совпадали с указанными в договоре аренды основные технические характеристики передаваемого автомобиля, по которым его можно безошибочно опознать (марка и модель, регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)).
В акте можно также описать техническое и внешнее состояние передаваемого работником автомобиля. К примеру, так.
3. Транспортное средство осмотрено Арендатором. Техническое состояние удовлетворительное, транспортное средство технически исправно.
Внешнее состояние:
- имеется неглубокая царапина длиной 10 см на передней дверце со стороны пассажира;
- на переднем бампере автомобиля есть незначительные потертости.
Иных видимых повреждений нет.Обычно такое описание делается для того, чтобы впоследствии арендодатель не мог потребовать с компании возмещения за дефекты, которые имелись на его автомобиле до передачи машины в ваше пользование
4. Показания одометра при передаче транспортного средства: 42 524 км.
5. Топливо в баке: бензин АИ 95 в количестве 28 л.
«Маршрутные» документы
Из таких документов видны регулярность использования автомобиля, маршрут движения и время его использования. Поэтому с их помощью вы можете подтвердить:
- факт использования арендованной машины в деятельности компании;
- расходы на ГСМ.
Если у вас не транспортная компания, то вы можете попросить работников, пользующихся арендованными авто, заполнять путевые листы по «вашей» неунифицированной форме. Они могут содержать информацию как за 1 день, так и за неделю или за меся цПисьмо Минфина от 30.11.2012 № 03-03-07/51 .
Во избежание споров с проверяющими из ПФР и ФСС следите за тем, чтобы работники полноценно заполняли путевые листы. Напомним, что фонды пытаются рассматривать любые выплаты по договорам аренды транспорта как скрытую форму оплаты труда их собственников, на которую нужно начислять страховые взнос ыПостановление ФАС УО от 26.09.2013 № Ф09-9857/13 . А суды могут встать на сторону проверяющих, доначислить взносы и оштрафовать за занижение базы по ним, если у вас, например, нет путевых листов или в них записана ложная информаци я.
Еще для подтверждения служебного маршрута можно составлять справку или отчет о движении автотранспорта по сведениям GPS-навигатор аПисьмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 . В этом документе указывайте характеристики автомобиля, время начала и окончания движения, время стоянки, пробег в километрах.
«Расходные» документы
Если по договору вы обязаны оплачивать работнику расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, то, помимо «маршрутных» документо вПисьма Минфина от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763 , от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118 , вам понадобятся документы, подтверждающие все расходы. Например, чеки на покупку ГСМ или омывающей жидкости, на оплату мойки, парковки или страховки автомобиля.
Если вы договорились с работником, что его расходы на эксплуатацию сданного в аренду авто будут оплачиваться из выданных ему авансом в подотчет денег, то в учете вы проведете это так:
Если же вы договорились, что работник сначала тратит на эксплуатацию машины свои деньги, а вы по итогам месяца их ему возмещаете, то в бухучете вы:
- сначала примете к учету затраты на эксплуатацию автомобиля (Дт счета 10 «Материалы» – Кт счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»);
- затем выдадите работнику деньги из кассы или перечислите их на его счет (Дт счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кт счета 50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)).
Кадровые документы
С их помощью можно, в частности, урегулировать, кто и для каких целей использует арендованный автомобиль. К примеру, это может быть приказ руководителя компании такого содержания.
ООО «Темный лес»
ПРИКАЗ № 8
г. Москва
О закреплении арендованного автомобиля
В связи с необходимостью обеспечить сохранность и целевое использование арендованного автомобиля в деятельности ООО «Темный лес»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить руководителя отдела снабжения Белкина А.С. ответственным за содержание и эксплуатацию арендованного легкового автомобиляФонды видят в выплатах по договорам аренды авто скрытую форму оплаты труда арендодателя, с которой нужно уплатить страховые взносы. И суды могут поддержать инспекторов из фондов, если в компании, в частности, не назначен работник, который должен ездить на арендованном автомобил еПостановление АС УО от 09.07.2015 № Ф09-3788/15 . Поэтому лучше не полениться сделать лишний приказ, чтобы не спорить с фондами, хотя обязанности издавать подобные документы законодательством не предусмотрено марки Volkswagen Golf, регистрационный знак - А 341 АМ 67 rus, идентификационный номер (VIN) - WVWZZZ2KZ2W044335.
2. Поручить руководителю отдела снабжения Белкину А.С.:
- оформлять документы, связанные с содержанием и эксплуатацией закрепленного за ним легкового автомобиля;
- передавать указанные документы в бухгалтерию не позднее 3-го числа месяца, следующего за расчетным.
| Генеральный директор |
П.А. Волков № 212-ФЗ уплачивать не нужно, за исключением той части, которую вы выделите как вознаграждение за управление автомобилем при аренде машины с экипажем. С суммы возмещаемых работнику расходов, связанных с эксплуатацией машины, НДФЛ и страховые взносы не уплачиваютс яподп. «ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; статьи 41 , 209 НК РФ . |
Страховые взносы с аренды автомобиля не начисляются и не уплачиваются арендатором только в том случае, если арендуется авто без экипажа. Если же в аренду взят автомобиль с экипажем, то обязательно придется начислять и платить страховые взносы на ОПС и ОМС. Необходимость уплаты взносов на ОСС на случай получения травмы дополнительно обговаривается в договоре.
Договор аренды транспортных средств
Если вы хотите взять автомобиль во временное пользование, то для того, чтобы избежать каких-либо последствий, необходимо правильно выбрать машину и составить договор аренды транспортных средств, прописав в нем все обязательства сторон. Взаимодействие между арендодателем и арендатором по договорам аренды транспортных средств регулируется параграфом 3 гл. 34 ГК РФ. Договор аренды транспортных средств между юридическим и физическим лицом заключается в простой письменной форме.
В договоре аренды транспортных средств, как правило, указывается:
- марка и модель автомобиля, VIN, пробег;
- срок аренды (начало и конец);
- права и обязанности сторон;
- размер, сроки и порядок внесения арендной платы;
- порядок передачи автомобиля (место передачи и место возврата), порядок и сроки оплаты;
- наличие или отсутствие залога;
- ответственность сторон;
- основания и порядок расторжения договора;
- адреса, реквизиты сторон.
К договору аренды транспортных средств должен прилагаться акт приема-передачи автомобиля. Кроме договора аренды транспортного средства арендатору нужно передать документы на автомобиль: ПТС, свидетельство о регистрации транспортного средства, полис ОСАГО, при наличии — полис КАСКО.
Договоры аренды транспортных средств бывают 2 видов: с экипажем и без экипажа.
Аренда автомобиля без экипажа у физического лица
Условия передачи авто без услуг экипажа оговорены в ст. 642-649 Гражданского кодекса. В соответствии с условиями договора аренды автомобиля без экипажа у физического лица арендодатель получает от арендатора вознаграждение, с которого юрлицо, арендующее авто, должно удержать НДФЛ.
При этом обязанности удерживать страховые сборы с физлица у арендатора не появляется ввиду того, что предметом договора аренды транспортных средств является передача в пользование имущества физлица, а не оказание им услуг или выполнение работы.
Такой вид услуг, как передача в аренду автомобиля (так же как и любого другого имущества, кроме имущественного права на авторские произведения и т. п.), не является объектом для удержания страховых взносов (п. 4 ст. 420 НК РФ).
Аналогичное мнение о том, что с арендной платы за автомобиль с физлица-арендодателя не удерживаются страховые взносы, высказано в письме Министерства здравоохранения от 12.03.2010 № 550-19.
Аренда авто с водителем
Если автомобиль арендуется вместе с экипажем, т.е. если владелец авто намерен оказывать свои услуги в качестве водителя и слесаря, следящего за исправным состоянием транспортного средства, тогда ситуация с удержанием страховых взносов иная. Условия передачи авто в аренду с сопутствующими услугами такого рода регламентируются ст. 632-641 Гражданского кодекса.
В связи с тем, что владелец автомобиля вместе с передачей имущества в аренду предлагает еще и свои услуги по гражданско-правовому договору, то с этих услуг обязательно следует удержать взносы. Речь идет о той части уплачиваемой физлицу суммы по договору аренды машины с экипажем, которая идет в счет оплаты за его труд.
Целесообразнее будет в договоре аренды транспортных средств услуги по аренде непосредственно автомобиля и «трудовую повинность» его владельца разделить путем выделения этих двух сумм. Такое разделение услуг по аренде авто с экипажем на 2 части не регламентировано гражданским законодательством, но так желательно поступить, чтобы избежать возникновения споров с проверяющими.
Поскольку в таком договоре аренды есть доходы за труд физлица, то проверяющие будут считать сумму взносов со всей суммы договора, если только сумма оплаты за труд водителя авто, который также является его арендодателем, не окажется выделенной отдельно.
Если не разделить в договоре эти 2 суммы, а начисления сделать от суммы меньшего объема, чем арендная плата, предусмотренная договором, то при проверке с высокой долей вероятности будет произведено доначисление страховых взносов.
Для разрешения конфликта с проверяющими придется обращаться в суд. При этом следует учитывать, что подавляющее большинство судебных инстанций соглашается с налогоплательщиками, что доначисление взносов незаконно, а требование проверяющих о разделении этих 2 сумм в договоре необоснованно, поскольку такого требования нет в ГК РФ. Примером тому могут служить следующие постановления судов: 3 арбитражного апелляционного суда от 26.04.2013 № 03АП-121/12, ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 № Ф06-10012/12.
Что касается того, какие страховые платежи начисляются при заключении такого договора, то здесь все довольно просто. Так, с дохода арендодателя, который также оказывает услуги по управлению транспортным средством и следит за его техническим состоянием, будут в обязательном порядке начислены взносы на ОПС и ОМС.
А вот взносы на соцстрахование на случай наступления несчастных случаев будут удерживаться только тогда, когда в договоре аренды транспортных средств будет прописано условие об их удержании (п. 1 ст. 20.1 закона «Об обязательном соцстраховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Бухгалтерские проводки по аренде автомобиля
Арендатору-юрлицу потребуется отобразить операцию по аренде автомобиля с экипажем в бухгалтерском учете. Для этого пригодятся такие проводки:
- Дт 26 Кт 76 — затраты по аренде авто;
- Дт 26 Кт 69 (субсчет расчетов по ОПС) — начисление взносов на ОПС от суммы оплаты за услуги по управлению и техобслуживанию авто;
- Дт 26 Кт 69 (субсчет расчетов по ОМС) — начисление взносов по ОМС от суммы оплаты за услуги по управлению и техобслуживанию авто;
- Дт 76 Кт 68 (субсчет расчетов по НДФЛ) — удержан НДФЛ с общей суммы платы за аренду авто с экипажем;
- Дт 76 Кт 51 — произведено перечисление арендодателю платы по договору аренды за вычетом НДФЛ;
- Дт 69 (субсчет расчетов по ОПС) Кт 51 — произведено перечисление взносов на ОПС;
- Дт 69 (субсчет расчетов по ОМС) Кт 51 — произведено перечисление взносов на ОМС;
- Дт 68 (субсчет расчетов по НДФЛ) Кт51 — оплачен налог с доходов физлиц.
Как избежать уплаты страховых взносов?
Существует несколько способов избежать уплаты страховых взносов. Самым распространенным является оформление трудовых отношений с сотрудником, имеющим автомобиль, на который впоследствии оформляется договор аренды. То есть работодатели заранее, размещая объявления о найме на работу, указывают такое условие, как наличие авто. Это условие предполагает, что деятельность нового сотрудника будет связана с разъездами, для чего ему понадобится автомобиль.
Также авто может быть арендовано и уже у работающего по трудовому контракту сотрудника в случае возникновения такой необходимости. Таким образом, заключается лишь договор аренды автомобиля без экипажа, а значит, что по такому договору не будет удержаний страховых взносов. Что же касается удержания страховых взносов с зарплаты сотрудника, который выступает арендодателем и управляет этим же авто, то они и так должны удерживаться.
Предостережение, содержащееся в п. 2 ст. 635 ГК РФ, относительно того, что члены экипажа должны быть трудоустроены у арендодателя, касается тех случаев, когда для управления и техобслуживания арендованного автомобиля арендодатель нанимает сторонних лиц. Если же он сам выполняет эти функции, то это предостережение к нему не относится, ведь он не может сам с собой оформить трудовые отношения.
Другим способом ухода от уплаты страховых взносов является не заключение договора аренды, а компенсация затрат работника. Так, если работнику для выполнения своих трудовых обязанностей потребовалось воспользоваться автомобилем (не важно, своим или нет), то работодатель компенсирует ему эти затраты.
При этом важным условием является документальное обоснование понесенных затрат, ведь сумма компенсации не облагается НДФЛ, и с нее не удерживаются взносы (письма Минфина от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327, Минтруда от 25.07.2014 № 17-3/В-347), поэтому фискальные органы при проведении проверок особое внимание обращают именно на такие случаи.
Страховка на транспортное средство
Обязанность по страхованию автоответственности перед третьими лицами за вред, который может быть причинен в связи с эксплуатацией автомобиля (ОСАГО), лежит на арендодателе. Это условие прописано в ст. 637 ГК РФ с поправкой на то, что иной порядок может быть указан в договоре аренды.
Это означает, что по умолчанию затраты на страхование автомобиля, передаваемого в аренду, несет владелец авто, выступающий арендодателем в этой сделке. В свою очередь, если страховка будет оплачена арендатором по условиям договора, то это позволит ему снизить налогооблагаемую прибыль в соответствии со ст. 263 НК РФ.
О том, в каком объеме затраты на страхование авто будут приняты в расходы, читайте в статье «Нормативы, предусмотренные НК РФ» .
Итоги
Договоры аренды транспортных средств делятся на 2 типа: авто предоставляется с экипажем и без него. Правовая природа этих 2 типов договора аренды транспортных средств различна, поскольку при передаче автомобиля в аренду с экипажем возникают 2 вида правоотношений: передача транспортного средства (имущества) во временное платное пользование и установление трудовых отношений с владельцем автомобиля в части оказания услуг по управлению авто и проведению его технического обслуживания.
Ввиду наличия правоотношений, связанных с выполнением трудовых обязанностей, арендатору следует уплатить страховые взносы. При этом страховые взносы на ОПС и ОМС должны удерживаться в обязательном порядке, но с той суммы, которая идет на оплату труда водителя (экипажа) транспортного средства. Оплата страховых взносов на ОСС по травматизму производится только в том случае, если об этом прямо упомянуто в договоре аренды.
Начисление страховых взносов по договору аренды транспортного средства без экипажа не производится, потому что отсутствует объект обложения взносами по обязательному страхованию.
Что касается уплаты страховых платежей в страховую компанию (ОСАГО — обязательно, КАСКО — по желанию), то по умолчанию эти платежи осуществляет арендодатель. Однако в договоре можно предусмотреть уплату таких платежей арендатором, если это не будет противоречить законодательству.
Правовое регулирование каждого из них имеет свои особенности. По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель должен предоставить арендатору автомобиль и оказать ему услуги по управлению этим автомобилем и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель просто должен предоставить арендатору автомобиль во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).
Ситуация: можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации
Вопрос неоднозначный. По Гражданскому кодексу РФ при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях (п. 2 ст. 635 ГК РФ).
Вместе с тем контролирующие ведомства не оспаривают возможность заключения с сотрудником (учредителем) договора аренды транспортного средства с экипажем (см., например, письмо Минфина России от 14 июля 2008 г. № 03-04-06-02/73).
Если возникла необходимость заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации, заключите два договора – договор аренды транспортного средства без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации. В этом случае наличие наемных сотрудников необязательно. При этом оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по договору оказания услуг могут быть признаны экономически не обоснованными (ст. 252 НК РФ).
При заключении договора аренды транспортного средства обратите внимание на описание арендуемого автомобиля. Надо прописать такие его технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль арендует организация. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ. Поэтому в договоре нужно указать марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный Чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства или свидетельства о его регистрации.
Для эксплуатации автомобиля организации (арендатору) потребуются свидетельство о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и полис (если риск ответственности организации застраховал сотрудник (арендодатель)). Чтобы сотрудник (арендодатель) не уклонялся от передачи документов, эту обязанность можно прописать в договоре. Кроме того, в договоре можно предусмотреть ответственность сотрудника за нарушение сроков передачи документов в виде неустойки (штрафа, пеней).
При аренде личного автомобиля сотрудника обязательно ознакомьтесь с условиями страхования этого автомобиля (ОСАГО). Если организация взяла в аренду уже застрахованный автомобиль, возможно три ситуации.
Первая: в страховом полисе записано, что к управлению автомобилем допускается неограниченный круг людей. В этом случае со страховкой ничего делать не нужно.
Вторая: в страховом полисе указаны конкретные люди, которые имеют право управлять автомобилем. Если организация планирует допустить к его вождению других людей, в полис нужно будет внести изменения. Сделать это должен сотрудник-арендодатель. За внесение изменений в полис придется заплатить. Если договор аренды не обязывает сотрудника (арендодателя) страховку, все дополнительные расходы понесет организация (арендатор) (ст. 646 и 637 ГК РФ). Эти затраты можно будет учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 263 НК РФ).
Третья: сотрудник-арендодатель не передает организации-арендатору полис страхования обязательной гражданской ответственности. В этом случае организация должна самостоятельно оформить полис ОСАГО. Ведь владельцами транспортных средств (на которых возлагается обязанность страховать ответственность) признаются не только собственники, но и те, кто арендует транспорт (ст. 4 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).
Если договор аренды не предусматривает выкуп автомобиля организацией (арендатором), то в течение срока действия договора на автомобиль принадлежит сотруднику-арендодателю (ст. 608 ГК РФ).
Договор аренды транспортного средства может предусматривать выкуп автомобиля. В этом случае по окончании срока действия договора (или до окончания срока, но после выплаты выкупной стоимости) собственником автомобиля становится арендатор (п. 1 ст. 624 ГК РФ).
Правила бухучета
В бухучете стоимость автомобиля, полученного в аренду, отразите на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. При получении автомобиля в аренду сделайте проводку:
ДЕБЕТ 001
– отражена стоимость полученного в пользование автомобиля.
Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать согласованную стоимость передаваемого автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Передаточный акт можно составить на типовом бланке (формы № ОС-1 или № ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме. Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6, № ОС-6а необязательно. Об этом сказано в пункте 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.
Амортизацию по арендованному автомобилю, который не числится на балансе, не начисляйте (п. 50 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н). Суммы арендной платы отнесите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендован автомобиль:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 76
– отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.
Пример
В феврале 2015 года ООО «Альфа» (арендатор) заключило со штатным водителем Колесовым Ю. И. договор аренды транспортного средства без экипажа.
Объект аренды – легковой автомобиль:
– марка – «Форд-Фокус»;
– регистрационный знак – Т543НЕ99;
– идентификационный номер (VIN) – ХТА211020Х0325409;
– тип – седан;
– год выпуска – 2009;
– двигатель – № Х02395409;
– цвет – белый;
– мощность двигателя (кВт/л. с.) – 82/112;
– паспорт ТС – серия 62АС № 776059;
– свидетельство о регистрации – серия 45 ЕХ № 062540.
Автомобиль арендован для служебных поездок коммерческого директора Срок действия договора – с 1 февраля 2015 года по 31 января 2016 года. Стоимость автомобиля – 175 000 руб. Ежемесячная арендная плата за автомобиль составляет 11 800 руб.
Бухгалтер ООО «Альфа» сделал в учете следующие проводки.
В феврале 2015 года:
ДЕБЕТ 001
– 175 000 руб. – принят на забалансовый учет автомобиль, полученный в аренду (на основании акта о приемке-передаче транспортного средства).
Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76
– 11 800 руб. – отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.
Расчет налогов
НДФЛ. Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нерезидентом, НДФЛ нужно начислить по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). НДФЛ удержите при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме, если организация оплачивает ремонт, техобслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, арендованного у сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения
Ответ на этот вопрос зависит от вида затрат и условий договора.
Расходы на ремонт учитывайте в следующем порядке. Если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 634, 644 ГК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включите в базу по НДФЛ.
Во всех остальных случаях стоимость ремонта доходом арендодателя не является. Объясняется это тем, что у арендодателя (сотрудника) не возникает при этом экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ). Поэтому отсутствует налоговая база по НДФЛ.
Расходы на техосмотр учитывайте в порядке, аналогичном учету расходов на ремонт. То есть если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 635, 645 ГК РФ, п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включите в базу по НДФЛ. В остальных случаях стоимость проведенного техосмотра доходом арендодателя (сотрудника) не является.
ГСМ и другие аналогичные затраты (размер которых зависит от фактического потребления) не должны включаться в налоговую базу по НДФЛ. Арендатор осуществляет их исключительно в собственных интересах (ст. 636, 646 ГК РФ).
Следовательно, сотрудник (арендодатель) никакой экономической выгоды не получает и дохода в натуральной форме не возникает (п. 2 ст. 211 НК РФ). Таким образом, НДФЛ платить в этом случае не нужно.
Аналогичные разъяснения дали и специалисты Минфина России в письмах от 9 июля 2007 г. № 03-04-06-01/220 и от 11 июля 2008 г. № 03-04-06-01/194.
Если организация произвела улучшения имущества (например, реконструкцию или модернизацию) с согласия сотрудника (арендодателя), затраты организации-арендатора, связанные с такими улучшениями, считаются доходом арендодателя в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ). Датой получения дохода в этом случае является момент передачи реконструированного (модернизированного) автомобиля сотруднику (арендодателю) по окончании договора аренды (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). Аналогичная точка зрения высказана в письме Минфина России от 18 ноября 2005 г. № 03-05-01-04/363.
Страховые взносы. По общему правилу взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование с суммы арендной платы не начисляйте. Объясняется это тем, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (в данном случае автомобиля), не признаются объектом обложения страховыми взносами.
Такой порядок следует из положений части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, статей 606, 642 Гражданского кодекса РФ и подтвержден в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19.
Если организация заключила с сотрудником договор аренды автомобиля с экипажем, такой договор можно расценивать как смешанный, то есть в нем присутствуют элементы двух видов договоров (аренды и оказания услуг) (п. 3 ст. 421, ст. 606, 779 ГК РФ). Выплаты по смешанным договорам облагайте страховыми взносами только в части вознаграждений, относящихся к выполненным работам (оказанным услугам).
Выплаты по договору купли-продажи или аренды страховыми взносами не облагаются. Это следует из части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.
Пример
Организация в январе 2015 года заключила с Кондратьевым А. С. договор на аренду автомобиля с экипажем. Срок действия договора – с 30 января по 10 февраля 2015 года.
По договору стоимость услуг водителя (Кондратьева) составляет 15 000 руб., аренда автомобиля – 5000 руб.
В феврале бухгалтер начислил страховые взносы только на стоимость услуг водителя.
Аренда автомобиля является услугой по передаче имущества в пользование и поэтому взносами не облагается.
На выплаты Кондратьеву в феврале (15 000 руб.) бухгалтер начислил страховые взносы в таком размере.
– в ПФР – в размере 3300 руб. (15 000 руб. × 22%);
– в ФФОМС – в размере 765 руб. (15 000 руб. × 5,1%).
– в – в размере 435 руб. (15 000 руб. × 2,9%).
Ситуация: как начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, если в смешанном договоре стоимость выполняемых работ (оказываемых услуг) не выделена отдельной суммой
На выплаты по смешанным договорам, в которых стоимость выполняемых работ (оказываемых услуг) не выделена отдельной суммой, взносы придется начислить на всю сумму по договору. Дело в том, что организации не имеют права определять базу для начисления страховых взносов расчетным путем. Определять базу таким способом могут только контролирующие ведомства (п. 4 ч. 1 ст. 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Если в смешанном договоре стоимость выполняемых работ (оказываемых услуг) не выделена отдельной суммой, подпишите с исполнителем дополнительное соглашение. В нем пропишите отдельно стоимость работ (услуг), облагаемых страховыми взносами, и стоимость прочих выплат по договору, не учитываемых при расчете взносов.
На основании дополнительного соглашения страховые взносы начисляйте только на выплаты, относящиеся к выполненным работам (оказанным услугам).
Ситуация: нужно ли начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, если организация оплачивает ремонт, техобслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, арендованного у сотрудника (без экипажа). Организация применяет общую систему налогообложения
Нет, не нужно.
Расходы по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (в данном случае автомобиля), не облагаются страховыми взносами (ч. 1 и 3 ст. 7, подп. «ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). К таким договорам, в частности, относится договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ).
Следовательно, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование не нужно начислять ни с суммы арендной платы, ни с затрат по эксплуатации автомобиля.
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму арендной платы начислять не нужно. Если же заключен договор аренды автомобиля с экипажем, то с суммы вознаграждения водителю заплатить взносы придется. Но сделать это нужно только в том случае, если уплата взносов предусмотрена договором.
Такой порядок установлен в части 1 статьи 5 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
Налог на прибыль. При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника, можно учесть в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:
- затраты на ГСМ (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ);
- страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ, ст. 646 ГК РФ).
Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806, УФНС России по г. от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).
НДС. Предоставление личного автомобиля сотрудника в аренду организации НДС не облагается. Это следует из положений статьи 143 Налогового кодекса РФ и подтверждено письмом Минфина России от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21.
Расходы на текущий и капитальный ремонт по договору аренды транспортного средства с экипажем обязан нести арендодатель (ст. 634 ГК РФ). Поэтому, если договор аренды транспортного средства с экипажем содержит условие об оплате ремонта арендатором, он может быть признан судом недействительным в силу ничтожности (ст. 168, 180 ГК РФ, постановление ФАС Московского округа от 20 января 2009 г. № КГ-А40/12869-08). Потребовать применения последствий недействительности (например, компенсации произведенных арендатором затрат) через суд может любая заинтересованная сторона: арендатор, и т. д. (ст. 166 ГК РФ).
Транспортный налог. Транспортный налог должен заплатить тот, на кого зарегистрирован автомобиль. Это определяет статья 357 Налогового кодекса РФ.
Автомобиль, арендуемый у сотрудника, зарегистрирован на его имя. Поэтому организация-арендатор не должна платить транспортный налог Это обязанность сотрудника-арендодателя. И не важно, что фактически он не пользуется автомобилем.
Ситуация: можно ли в договоре возложить обязанность по уплате транспортного налога на арендатора. Организация арендует у сотрудника автомобиль и применяет общую систему налогообложения
Нет, нельзя.
Сотрудник-арендодатель должен сам платить транспортный налог (ст. 45 НК РФ). К временному владельцу обязанности по не переходят (п. 40 Методических рекомендаций, утвержденных приказом МНС России от 9 апреля 2003 г. № БГ-3-21/177). Поэтому ничего не даст и оформление доверенности на имя организации.
Единственный способ возместить расходы сотрудника (арендодателя) – установить в договоре такую плату, которая включала бы в себя сумму транспортного налога.
Тогда фактически налог будет заплачен за счет организации (арендатора), а всю сумму арендной платы можно будет включить в расходы организации.
Налог на имущество. Арендованный автомобиль не является собственностью организации. Значит, уже на этом основании не нужно платить налог на имущество. Но даже если компания выкупит автомобиль, рассчитывать с его стоимости налог не придется. Ведь с 1 января 2013 года все движимые основные средства налогом на имущество не облагаются (подп. 8 п. 4 ст. 374 НК РФ). То есть в том числе и автомобили.
Пример
В январе АО «Производственная фирма “Мастер”» (арендатор) заключило с начальником цеха Волковым В. К. (арендодатель) договор аренды транспортного средства без экипажа. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 июля 2015 года.
Объект аренды – легковой автомобиль. Он арендован для доставки продукции до склада организации. Стоимость автомобиля – 215 000 руб. Ежемесячная арендная плата за автомобиль составляет 14 000 руб.
Налог на прибыль «Мастер» платит ежемесячно.
Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Стандартные вычеты по НДФЛ Волкову не предоставляются.
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляются.
Бухгалтер сделал в учете такие записи.
В январе:
ДЕБЕТ 001
– 215 000 руб. – принят на забалансовый учет автомобиль, полученный в аренду (на основании акта о приемке-передаче транспортного средства).
Ежемесячно с февраля по июль включительно:
ДЕБЕТ 25 КРЕДИТ 76
– 14 000 руб. – списана плата за аренду личного автомобиля сотрудника;
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1820 руб. (14 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50
– 12 180 руб. (14 000 – 1820) – выплачена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.
При расчете налога на прибыль бухгалтер «Мастера» ежемесячно в течение срока, когда идет аренда автомобиля у работника, уменьшает налоговую базу на 14 000 руб.
Упрощенка. Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, арендные платежи не уменьшают.
Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:
- суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
- затраты на ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Затраты можно признать только после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Все расходы должны быть документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 1 февраля 2006 г. № 03-11-04/2/24).
Пример
ООО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог по ставке 15 процентов.
В январе организация заключила с водителем Колесовым Ю. И. договор аренды транспортного средства без экипажа. Срок действия договора – один год. Объект аренды – легковой автомобиль. Ежемесячная арендная плата за автомобиль по договору составляет 12 300 руб.
Вся сумма выплат, начисленных Колесову по договору аренды, ежемесячно включается в налоговую базу по НДФЛ. Стандартные налоговые вычеты ему не предоставляются.
Ежемесячная сумма НДФЛ с доходов Колесова составит:
12 300 руб. × 13% = 1599 руб.
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляются. При расчете единого налога бухгалтер ежемесячно уменьшает налогооблагаемые доходы на сумму расходов, связанных с арендой автомобиля, в общей сумме 12 300 руб.
ЕНВД Налоговую базу организаций – плательщиков ЕНВД расходы, связанные с арендой автомобиля у сотрудника, не уменьшают. Объясняется это тем, что ЕНВД рассчитывают исходя из вмененного дохода (п. 1 и 2 ст. 346.29 НК РФ). А он от расходов компании никак не зависит.
Общая система + ЕНВД. Расходы, связанные с арендой и эксплуатацией арендованного автомобиля сотрудника, учитывайте по правилам режима налогообложения, применяемым для деятельности, в которой занят сотрудник.
Организация может одновременно использовать арендованный автомобиль в деятельности, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения В этом случае расходы, связанные с арендой и эксплуатацией арендованного автомобиля, нужно распределить. Такой порядок установлен пунктом 9 статьи 274 и пунктом 7 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.
- Притча о лжи Почему сила в правде
- Притча о мухе и пчеле Споры об истории муха и пчела
- Ндфл исчисленный и удержанный – в чем разница 6 ндфл исчисленный налог меньше удержанного
- Механизм сложных периодических расчетов
- История изменений регистрации в налоговой инспекции собственной компании
- Что такое средний заработок и когда он применяется
- КУДиР: страшный зверь или важный документ?