Физлицо сдает в аренду автомобиль юрлицу налоги. Аренда автомобиля переданного в пользование от ип ооо

Как осуществляется аренда автомобиля у ИП, налогообложение при таком виде деятельности? Эти вопросы сейчас интересуют многих людей. Отправляясь в путешествие в другую страну или город, возникает потребность с комфортом и без проблем передвигаться по территории, достопримечательностям, улицам. Удобно делать это в своем транспорте, так как услуги такси будут дорогостоящими, и неприлично часто обращаться к ожиданию водителя. Однако если же нет возможности передвигаться на своем автомобиле, к примеру, в стране за морем, или машина отсутствует вообще, можно прибегнуть к услугам аренды.

Как взять машину в аренду

Взять машину в аренду значит пользоваться автомобильным транспортом, который принадлежит другому владельцу, с его согласия за определенную сумму денег, выплачиваемую до или после использования машины. В России возможность аренды транспортного средства у ИП, налоги, которые при этом начисляются, появились не так давно. Подобный вид услуги очень быстро получил распространение не только среди людей, желающих отправиться в путешествие, но и среди лиц, занимающихся бизнесом.

При сдаче в аренду автомобиля ИП налогообложение должно учитывать некоторые детали и отличительные моменты этого бизнеса:

1. Частный предприниматель может сдать свой личный автомобиль в аренду, и это не будет каким-либо нарушением закона.
2. ИП также может использовать свою машину для какого-либо вида хозяйственной деятельности, так как он считается физическим лицом. Все это говорит о легитимности сдачи своей собственности в аренду.
3. Если бизнесмен является служащим компании, которая берет в рентинг его личный транспорт для решения рабочих вопросов, компенсация за него будет начисляться в том случае, когда фирма совершает деловые поездки на этом автомобиле.
4. В понятие компенсации входит оплата услуг автосервиса, ремонтных работ, технического обслуживания, бензина.
5. Индивидуальный предприниматель не может компенсировать затраты сам, равно как и оформлять договор рентинга автомашины сам на себя.

Налоговый кодекс регулирует вопрос и об аренде автомобиля у индивидуального предпринимателя. Так, если ИП сдает в использование свой личный автомобиль, бизнесмен может выплачивать единый налог на вмененный доход. Предоставлять аренду транспортного средства может только тот человек, в данном случае, предприниматель, который обладает правом собственности на машину, владеет или имеет право распоряжаться ею. Между лицом, сдающим автомобиль, и лицом, готовым платить за пользование транспортом, возникают отношения арендодателя и арендатора, которые также регулируются законодательством, в частности Гражданским кодексом Российской Федерации.

Вернуться к оглавлению

Как заключить договор

Об отношениях арендодателя и арендатора правомерно говорить, когда эти лица заключили договор аренды.

В договоре содержится ряд положений, которые обязательно должны быть указаны. Документ включает полный перечень информации об индивидуальном предпринимателе, номер и число, когда было выдано свидетельство о регистрации в налоговом органе. Обязательно отмечается цель, по которой транспортное средство сдается.

Арендодателем гарантируется контроль над состоянием автомобиля, как и расходы на его содержание, если только машине не потребуется ремонт по причине действий арендатора. Только письменное разрешение лица, сдающего в аренду машину, может позволить арендатору проводить ремонт и какие-либо изменения в техническом состоянии автомобиля. Документ должен четко указывать сумму, которую арендатор должен будет заплатить за пользование транспортом. Сумма должна быть записана и цифрами, и в буквенном формате. За арендатором закрепляется обязанность в указанный срок произвести оплату.

Как только произошло заключение договора, сделка считается законной. Изменение сроков услуги возможно с согласия арендодателя и арендатора, а сам документ дублируется. Каждый из участников договора получает свою копию, имеющую одинаковую юридическую силу.

Возможна сдача автомобиля в аренду с экипажем, что означает наличие определенного круга лиц, работающих на арендодателя. За ними закрепляется обязанность по ремонту автомобиля и какие-либо иные требования, выдвинутые ИП по эксплуатации транспорта. Труд экипажа обычно оплачивается лицом, сдающим машину в аренду, если на этот счет не предусматривается отдельный пункт в договоре.

Если какие-либо из прописанных в бумаге условий нарушаются, арендатор выплачивает штраф, а если нарушается срок оплаты аренды, начисляются пенни, растущие каждый день с момента просрочки. Иногда в договоре отмечается возможность субаренды, предусматривающая передачу транспортного средства иным лицам для того, чтобы получить какую-либо прибыль коммерческого характера.

Все это означает, что аренда автомобиля у индивидуального предпринимателя характеризуется рядом нюансов, заключением договора аренды, который обязывает каждую из сторон выполнять пункты этого документа.

Вернуться к оглавлению

Единый налог на вмененную деятельность в вопросах аренды транспорта

Вопрос о системе налогообложения в области аренды транспортных средств все еще является спорным. Это связано с тем, что налог на временную деятельность в сфере оказания услуг транспорта, перевозки пассажиров и грузов выплачивается организациями или бизнесменами, имеющими в собственности не более 20 средств транспорта, чьей целью является перевозка.

В то время, как договор аренды автомобиля с индивидуальным предпринимателем с экипажем не возлагает на арендодателя каких-либо обязанностей по обслуживанию перевозки людей или грузов. Это дает основание не считать сдачу в рентинг видом предпринимательства в области перевозки, а значит и не облагать этот вид услуги налогом на вмененную деятельность. Таким образом, лицо, сдающее автомобиль с экипажем, платит не единый налог на вмененную деятельность, а попадает под общую или упрощенную системы налогообложения.

Следует помнить, что в договоре лица указывают конкретное транспортное средство, предоставляемое в пользование арендатору. Это вносит разграничение в понятия договор аренды и договор перевозки. Договор перевозки означает, что лицу передается груз для транспортировки, договор аренды подразумевает передачу средства транспорта. По этой причине деятельность предпринимателя по передаче машины в рентинг должна подвергаться общей системе налогообложения.

Расходы на ГСМ учитываются при исчислении налога на прибыль как прочие расходы, так как согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 главы 25 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (в том числе автомобильного).

Расходы на ремонт основных средств, произведенные налогоплательщиком, в том числе расходы на ремонт арендуемых основных средств (если договором (соглашением) между арендатором и арендодателем возмещение указанных расходов арендодателем не предусмотрено), рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат (пункт 2 статьи 260 главы 25 НК РФ). Кроме того, при формировании резерва на ремонт основных средств необходимо учитывать, что резерв на ремонт арендуемых основных средств не создается (статья 324 главы 25 НК РФ).

Аренда автомобиля без экипажа

ЕСН. При аренде автомобиля у физического лица единый социальный налог на сумму арендной платы не начисляется, поскольку арендная плата не является объектом обложения ЕСН (пункт 1 статьи 236 НК РФ, пункт 2.1.3 Методических рекомендаций по порядку исчисления и уплаты ЕСН, утвержденных приказом МНС РФ от 5 июля 2002 года №БГ-3-05/334).

Налог на доходы физических лиц. Согласно НК РФ объектом налогообложения признается доход, полученный налогоплательщиком. Доход от сдачи имущества в аренду признается доходом в соответствии со НК РФ.

Арендуя автомобиль у физического лица – не предпринимателя, организации придется удерживать с суммы арендной платы налог на доходы (по ставке 13 процентов). В этом случае организация-арендатор будет выступать как налоговый агент (статья 226 НК РФ)

Удержание налога (пункт 4 статьи 226 главы 23 НК). Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Удержание у налогоплательщика начисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику либо по его поручению третьим лицам. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты.

При невозможности удержания налога (пункт 5 статьи 226 главы 23 НК) у налогоплательщика налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика. Невозможностью удержать налог, в частности, признаются случаи, когда заведомо известно, что период, в течение которого может быть удержана сумма начисленного налога, превысит 12 месяцев.

Перечисление налога налоговыми агентами (пункт 6 статьи 226 главы 23 НК). Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках.

В иных случаях налоговые агенты перечисляют суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода, - для доходов, выплачиваемых в денежной форме, дня, следующего за днем фактического удержания исчисленной суммы налога, - для доходов, полученных налогоплательщиком в натуральной форме либо в виде материальной выгоды.

Место уплаты налога (пункт 7 статьи 226 главы 23 НК): Совокупная сумма налога, исчисленная и удержанная налоговым агентом у налогоплательщика, в отношении которого он признается источником дохода, уплачивается по месту учета налогового агента в налоговом органе.

Уплата налога за счет средств налоговых агентов (пункт 9 статьи 226 главы 23 НК) не допускается. При заключении договоров и иных сделок запрещается включение в них налоговых оговорок, в соответствии с которыми выплачивающие доход налоговые агенты принимают на себя обязательства нести расходы, связанные с уплатой налога за физических лиц.

Профессиональный налоговый вычет (статья 221 главы 23 НК). Физическое лицо может подать письменное заявление арендатору о предоставлении ему профессионального вычета на сумму произведенных расходов, непосредственно связанных с выполнением условий договора (пункт 2 статьи 221 главы 23), а именно, расходы на бензин и ремонт, при условии, что у физического лица – арендодателя имеются в наличии документы, подтверждающие такие расходы (чеки АЗС, акты выполненных работ, накладные и т. д.).

При отсутствии налогового агента (например, договор аренды машины заключен с физическим лицом) физическое лицо - арендодатель автомашины может реализовать свое право на получение профессиональных налоговых вычетов путем подачи письменного заявления в налоговый орган одновременно с подачей налоговой декларации по окончании налогового периода.

Аренда легкового автомобиля у директора, который также является индивидуальным предпринимателем. Оформление договора аренды между ООО и ИП.

Вопрос: Организация (ООО) хочет арендовать легковой автомобиль у директора, который также является индивидуальным предпринимателем. Можно ли оформить договор аренды между ООО и ИП (автомобиль зарегистрирован на физ. лицо и не используется в производственной деятельности ИП)? Если заключать договор аренды с директором, обязательно ли платить ему арендную плату или можно оформить безвозмездное пользование?

Ответ: С директором, зарегистрированным как ИП может быть заключен договор аренды автомобиля как с экипажем, так и без него (полная информация приведена в рекомендациях).

Если организация будет безвозмездно пользуется имуществом директора, то в состав внереализационных доходов она должна будет включить доход в виде безвозмездно полученного права пользования автомобилем, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества. Информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком - получателем имущества документально или путем проведения независимой оценки (вам необходимо запросить информацию у сторонних лиц, сдающих в аренду аналогичные а/м).

На основании ст. 695 ГК РФ ссудополучатель обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования. Поэтому организация-ссудополучатель для целей налогообложения прибыли вправе учесть расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, предусмотренные договором безвозмездного пользования. Расходы учитываются в том же порядке, как и при заключении договора аренды.

При передаче автомобиля по договору безвозмездного пользования у работника не возникает налоговая база по НДФЛ. Социальные взносы в рассматриваемой ситуации также не начисляются.

Обоснование

Можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации

п. 2 ст. 635 ГК РФ

Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника

Используя личный автомобиль сотрудника в интересах организации, возмещать владельцу расходы можно по-разному. Первый вариант - выплачивать компенсацию . А второй - заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства.

Важно не путать аренду у сотрудника и у стороннего физлица. Подробно об учете расчетов с обычным гражданином (не сотрудником) см.:

Виды договоров аренды транспорта

Есть два вида договоров аренды транспортных средств: с экипажем и без него . Правовое регулирование каждого из этих соглашений имеет свои особенности.

Аренда с экипажем . По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации ().

Аренда без экипажа . Заключив такой договор, можно просто получить автомобиль сотрудника во временное владение и пользование ().

Ситуация: можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации

Да, но только если сотрудник - индивидуальный предприниматель и у него есть шофер и механик.

Ведь такие условия прописаны в Гражданском кодексе. Так, при аренде транспортного средства с экипажем у арендодателя по трудовому договору должны работать водители и техники (п. 2 ст. 635 ГК РФ). Поэтому непредприниматель без личных сотрудников не может заключить такой договор. Иначе такой документ суд признает недействительным ().

Главбух советует: вместо договора аренды транспорта с экипажем заключите с сотрудником два отдельных договора.

В этом случае вы вправе проигнорировать условие о том, что сотрудник должен быть зарегистрирован в качестве предпринимателя и у него должны быть свои наемные работники. Важная деталь: услуги по управлению и технической эксплуатации не должны входить в должностные обязанности сотрудника. Иначе выплаты по такому договору налоговые инспекторы признают экономически необоснованными и снимут из расходов().

Аренда автомобиля

Заключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ.

Проверьте, указаны ли в договоре следующие данные:

марка автомобиля;

год выпуска и цвет;

номер кузова и двигателя;

государственный регистрационный номер.

Чтобы все сведения были максимально точными, сверьте их с паспортом транспортного средства (ПТС) или со свидетельством о регистрации.

Также в договоре лучше сразу прописать обязанность сотрудника передать вам документы, необходимые для эксплуатации автомобиля. В частности, это оригиналы свидетельства о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис. А чтобы весь этот набор сотрудник представил вовремя, можно предусмотреть в том же договоре неустойку, штраф или пени за нарушение сроков.

Но помните, что право собственности остается за сотрудником. Оно перейдет к вашей организации, только если руководство решит выкупить автомобиль ().

Главбух советует: арендуя личный автомобиль сотрудника, обязательно ознакомьтесь с условиями страхования транспорта (ОСАГО).

Если взяли в аренду уже застрахованный автомобиль , возможны две ситуации.

Первая : в страховом полисе записано, что к управлению автомобилем допускается неограниченный круг людей. В этом случае со страховкой ничего делать не нужно.

Вторая : в страховом полисе указаны конкретные люди, которые имеют право управлять автомобилем. Если запланировано что управлять транспортом будут другие люди, то в полис нужно будет внести изменения. Причем сделать это должен будет сотрудник-арендодатель. За внесение изменений в полис придется заплатить. Если договор не обязывает сотрудника-арендодателя оформить страховку, все дополнительные расходы понесет организация-арендатор (ст. и ГК РФ). Эти затраты можно будет учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 263 НК РФ).

Если же арендуете незастрахованный автомобиль , то оформить полис ОСАГО придется самостоятельно и за свой счет. Ведь страховать ответственность обязан именно тот, кто владеет автомобилем. То есть не только собственники, но и те, кто арендует транспорт ().

Документальное оформление

Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать согласованную стоимость автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.

Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (ф. ОС-1 или ОС-1б , утвержденные ) или в произвольной форме .

Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6 , № ОС-6а , утвержденным постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 , не обязательно. Об этом сказано в Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н .

В договоре аренды транспортного средства можно .

Отдельно скажем про акт оказанных услуг по аренде автомобиля. Такой документ нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре - ежемесячно, ежеквартально или еще реже. Если же в договоре нет ни слова про акт, то учесть расходы можно и без него. Данную точку зрения разделяют в Минфине России (письма от 24 марта 2014 г. № 03-03-06/1/12764 , от 16 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/763).

Нельзя не упомянуть и про технический осмотр автомобиля. Чтобы управлять транспортным средством, обязательно оформить полис ОСАГО. А для покупки полиса не обойтись без диагностической карты о том, что пройден техосмотр (подп. «е» п. 3 ст. 15 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).

Оплачивать техосмотр нужно в зависимости от того, какой договор заключен. Возможны два варианта.

Вариант 1. Договор аренды автомобиля с экипажем.

В этом случае расходы на содержание транспорта возлагаются на арендодателя (). Соответственно, платить за техосмотр должен сотрудник.

Вариант 2. Договор аренды автомобиля без экипажа.

При таком раскладе обязанность содержать арендованную машину лежит на арендаторе (). Значит, именно организация будет платить за техосмотр.

Правовые особенности договоров аренды транспорта с экипажем и без

Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на содержание имущества, полученного в безвозмездное пользование

Расходы, связанные с получением, содержанием и использованием имущества, можно учесть при расчете налога на прибыль, если обязанность их нести возложена на ссудополучателя договором и (или) законом, то есть если они экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК РФ). Это касается, например, расходов по поддержанию имущества в исправном состоянии (включая проведение текущего и капитального ремонта) (). Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-03-06/2/91 и от 4 апреля 2007 г. № 03-03-06/4/37 . Подробнее о том, как отразить стоимость ремонта основного средства, полученного в безвозмездное пользование в налоговом и бухгалтерском учете, см.

Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании.

Рассмотрим, как правильно отражать расходы на аренду и содержание арендованного автомобиля при исчислении налога на прибыль, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Согласно Гражданскому кодексу существует два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без (договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). Порядок заключения и форма договора, а также обязанности арендодателя регулируются статьями 642-649 ГК РФ.

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное, несет арендатор (статьи 636, 645 и 646 ГК РФ).

Чаще всего организации арендуют транспортные средства юридических или у физических лиц. В зависимости от вида арендодателя и от аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа у организации арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.

Транспортный налог

Следует сразу отметить, что обязанность по уплате транспортного налога закреплена в статье 357 НК РФ за лицом, на которое зарегистрировано транспортное средство.

Таким образом, исчисление и уплату транспортного налога должен осуществлять арендодатель.

Налог на прибыль

Суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе прочих расходов для исчисления налога на прибыль, если:

• арендованный автомобиль используется для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг,
• при условии соответствия всем критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие, как мойка, покупка запчастей, ГСМ, компания имеет право также включать в расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданы в соответствии с требованиями законодательства.

В частности, для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, необходимо оформление путевых листов. Кроме подтверждения расходов на ГСМ, данный документ подтверждает в целом экономическую обоснованность и производственную направленность расходов, связанных с использованием транспортного средства.

Таблица 1. Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства

* если обязанность возложена на арендатора,

** для производственной деятельности,

*** для нужд управления.

Первичные документы

Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.

Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.

Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.

Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.

Рассмотрим подробнее требования к оформлению данного документа и изменений в его форме, вступивших в силу в 2017 году.

Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.

В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

1. наименование и номер путевого листа;
2. сведения о сроке его действия;
3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4. сведения о транспортном средстве;
5. сведения о водителе;
6. отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);
7. показания одометра при выезде и при заезде;
8. дата и время выезда и заезда в гараж;
9. подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
10. Ф.И.О. водителя;
11. дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
12. штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр.

С 15 декабря 2017 в путевом листе обязательно должна содержаться информация об ОГРН или ОГРИП (в случае ИП) собственника транспортного средства.

Еще одно дополнение — в поле «Сведения о транспортном средстве» появился новый обязательный реквизит. В данном поле необходимо заполнять день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Данное поле заполняется, если такой предрейсовый контроль предусмотрен законодательством.

Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.

Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок. Несмотря на отсутствие данного требования в Приказе Минтранса, налоговые органы настаивают на наличии полной информации о маршруте поездок. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер (например, поездка в налоговую инспекцию, на переговоры к заказчику).

Величина расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничена налоговым законодательством. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

При проверке обоснованности затрат налоговые органы руководствуются Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае значительного превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

Несмотря на это, организация, учитывая специфику своей деятельности, вправе использовать самостоятельно разработанные нормы, исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы.

Если организация не является автотранспортной, необходимо закрепить разработанную норму расхода топлива приказом руководителя организации.

Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов, который также иногда называют реестром путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

НДФЛ и страховые взносы

Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.

Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.

НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.

Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.

Если заключен договор аренды с экипажем, то есть также предоставляются услуги по управлению транспортным средством, то следует обратить внимание на следующие нюансы:

1. В договоре необходимо разделить стоимость аренды и стоимость услуг управления,
2. Как было сказано выше, услуги аренды не являются объектом обложения страховых взносов, но услуги управления облагаются страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, так как относятся к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг,
3. Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.

Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.

Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.

Таблица 2. Бухгалтерские проводки

* в случае аренды у юридического лица без экипажа

Подводя итог, стоит отметить, что при использовании автомобилей в аренду, следует обратить внимание к корректному составлению документов.

В договоре необходимо указать исчерпывающую информацию об автомобиле, соответствующую документам транспортного средства. Если договор заключается с физическим лицом по аренде транспортного средства с экипажем, необходимо указать отдельно в договоре стоимость аренды и стоимость услуг управления транспортным средством.

Что касается отражения расходов, то для отсутствия вопросов со стороны налоговых органов, необходимо иметь корректно оформленные документы, подтверждающие целесообразность и обоснованность понесенных расходов.